Sondag, 07 April 2013

pengertian arsip

Pengertian Arsip Sebelum membahas tentang pengelolaan arsip yang ada di sebuah instansi maka perlu dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian arsip itu sendiri beserta penjelasan lainnya yang saling berkaitan. Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Menurut The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2, arsi[ merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakataan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip sering sekali disangkut pautkan dengan surat (dokumen) walupun tidak semuanya. Ada beberapa hal yang harus dipahami mengenai surat itu sendiri, diantaranya : a. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. b. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi. c. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan. d. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas. e. Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan. f. Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf. g. Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. h. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. i. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan k. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. l. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum. m. Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggung jawaban atau pernyataan tersebut. n. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. o. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. p. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar. q. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. r. Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat. s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan. Berdasarkan pembahasan tersebut maka untuk lebih memahami tentang prosedur pengelolaan arsip, dilakukanlah observasi awal di TU SMK N 2 Semarang. Hasil dari observasi sebagai berikut setelah melakukan wawancara langsung dengan petugas Tata usaha adalah sebagai berikut : Tahap awal dalam melakukan kepengurusan atas arsip yaitu dengan adanya sebuah dokumen/surat. Pengurusan surat/dokumen sendiri meliputi : mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan baik itu surat masuk ataupun surat keluar. a. Pengurusan Surat Masuk Urusan kerja pengurusan surat masuk, yaitu: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan/ paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilih surat untuk memisahkan surat dinas dan surat pribadi, memilih surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Pengurusan surat masuk dibagi menjadi tiga, yaitu: 1) Pengurusan surat masuk biasa (rutin) Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin. Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asal surat. Selanjutnya, masing-masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan. 2) Pengurusan surat masuk penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila: • Surat terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan; • Surat hilang/ terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian; • Surat memerlukan tidak lanjut; • Surat mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan. • Surat hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat tersebut di tempat lain. 3) Pengurusan Surat Rahasia Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. b. Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia. 3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. 5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat. 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. 7) Kode surat ke luar, meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi. • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi. • Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102.1/SMK.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar b. Pengurusan Surat Keluar 1) Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. 2) Surat ke luar dibagi tiga golongan: a) Surat biasa b) Surat penting c) Surat rahasia. 3) Pengurusan surat ke luar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengirimannya. 4) Surat dinas ke luar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat. 5) Surat rahasia ditangani dari awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat. 6) Pengiriman surat ke luar harus menggunakan satu pintu. 7) Kode surat ke luar, meliputi: a) Kode unit kerja Kode unit kerja (eselon II) termasuk kode unit kerja Kantor Wilayah di Propinsi. • Kode Kantor Wilayah Dedikbud Propinsi. • Kode Nomor Urut Kantor/ Kabupaten/ Kotamadya • Kode Jenis Sekolah dan Nomor Urut Sekolah Penyusunan kode nomor urut pelaksanan teknis Sekolah Menengah Umum ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan propinsi yang bersangkutan. b) Kode perihal Contoh kode surat dari Sekolah Menengah Pertama:1785/102.1/SMK.01/KP/87 1785 Nomor urut surat ke luar 102 Kode Kanwil Depdikbud Jabar 1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar SMP Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. KP Kode perihal kepegawaian 07 Tahun 2007 1 Kode urut kantor Kabupaten/Kodya di wilayah I Propinsi Jabar SMP Kode jenis wilayah sekolah dan nomor urut sekolah di Kab/Kodya tersebut. KP Kode perihal kepegawaian 07 Tahun 2007 Dari uraian diatas sudah sangat menjelaskan tentang cara pengurusan surat yang baik, kemudian setelah kami amati ternyata di TU SMK N 2 Semarang ada sistem pengelolaan arsip yang sudah sangat rapi. Sistem pengeloaan arsip sendiri terpapar sebagai berikut : a. Sistem penataan/ penyimpanan arsip • Sistem abjad • Sistem pokok soal • Sistem tanggal • Sistem nomor terakhir (terminal digit) Disini tata usaha (TU) menggunakan sistem abjad karena sangat efektif dan efisien dalam pelaksanaannya. Jadi cara mengatur penyimpanannya yaitu dari hurf A sampai Z. Jadi, semua judul diindeks berdasarkan abjad dan selanjutnya penyimpanan arsip didasarkan atas kode abjad. Solusi yang ditawarkan untuk sedikit menyelesaikan masalah diatas, diantaranya : 1. Penambahan SDM yang lebih produktif (regenerasi) 2. Penambahan jumlah filling cabinet 3. Penempatan untuk filling kabinet lebih diperjhatikan jaraknya agar untuk pencarian data/dokumen tidak membutuhkan waktu yang lama 4. Adanya buku agenda surat masuk dan keluar sebagai usaha mengurangi surat yang tidak tercatat/teragendakan

Geen opmerkings nie:

Plaas 'n opmerking